• Ha a listádon olyan elemek is vannak, akikhez nincs kedved, bizony az összes feladatra vonatkozó motivációd elszállhat.
• Lehet, hogy mára azt tervezted, hogy ma nagyon hatékony leszel, de az előző nap mentális fáradtsága vagy az érzelmeid hullámzása miatt nem bírsz aznap nekikezdeni.
• Neked eleve nehéz a tervezés, a szervezés, a priorizálás.
• Ha az előbbi jól is megy, lehet a végrehajtásnál akadsz meg.
• Ha hosszabb feladatokkal szembesülsz, túl nagy falatnak tűnnek, és már egyetlen feladattól is túlterhelődsz.
• A feladatlistádat átnézve akkora adagnak tűnik, hogy lefagysz és képtelen vagy nekiállni.
• Sok a különböző feladat és neked nehéz ezek között váltani.
• Az impulzivitásod miatt nemhogy a meglévő listádat “fogyasztanád”, inkább újabb és újabb hívogató, izgalmas dolgokba kezdesz.
• Egyszerűen nem tudod jól megsaccolni, hogy egy-egy feladat mennyi időt vesz igénybe. Különösen a nemszeretem feladatoknál hajlamosak vagyunk hosszabbnak gondolni, mint amennyi időbe ténylegesen telik.

• Először is írj össze mindent, egyfajta ötletbörzével. Ha még nincs rendszered, akkor egyelőre csak vázlatosan, ahogy eszedbe jut. Ha van már rendszered (ld. következő bekezdés), már az adott csoportosításba is beteheted.
• Feladattól és a gyakorlottságodtól függően lépésekre is bonthatod az adott feladatokat. Egy példát véve: a feladat annyi, hogy elindítsam a Rutinmágia kurzust. Ennek sok-sok lépése van:
  • felvenni a videókat (ennek allépései: előkészíteni a stúdiót, a hangot, a hátteret.) Megvágni a videókat. Feltölteni a videókat. Leiratot és feliratot készíteni a videókhoz.
  • Felépíteni a képzés anyagát. Elkészíteni a segédanyagokat.
  • Elkészíteni és finomhangolni a landoló oldalt.
  • Posztolni a kurzusról. Promóvideót készíteni. Ehhez scriptet írni, felvenni, megvágni, felölteni. Hírlevelet írni, stb.

Eisenhower Mátrix

A feladatokat négy csoportra osztod: sürgős – fontos- fontos, de nem sürgős – nem sürgős, nem fontos.

Hogyan oszd be így a feladataidat?

Sürgős és fontos – csináld meg most!

• Van-e határideje a feladatoknak?
• A határidő külső vagy belső meghatározottságú, azaz magadnak tűzted ki vagy mások felé kell elszámolnod vele?
• Épül-e rá egy másik lépés?
• Két módszerrel állhatsz neki: a nehéz feladatokkal kezded: ez az “Edd meg a békát” módszer. Legyél túl rajta és az fog továbblendíteni a következő feladatokra. ADHD-val nem biztos, hogy ez lesz a nyerő, próbáld ki. Az is lehet, hogy váltogatod ezt és a következő módszer a napi motivációs szintedtől függően.
• A másik módszer, ha egy számodra kedves feladattal kezdesz, hogy feltornázd a dopamint, jó érzéssel töltsön el és ettől jöjj lendületbe.
• Itt figyelj arra, hogy ne szánj rá több időt, mint amit aznap megengedhetsz magadnak. Én személy szerint hajlamos vagyok arra, hogy a szeretem feladatokkal akár egész napot el tudok tölteni és szárnyalok ilyenkor, miközben a sürgős-fontos, de nemszeretem feladataim várnak a sorukra. Felhalmozódnak, rossz érzésem keletkezik, lelkiismeret-furdalásom van és ráadásul még a következő napi énemmel is kiszúrok vele, hiszen másnak akkor is meg kell csinálnom. Igen, ennek a blognak a megírása pont ilyen pont az életemben.

Sürgős, de nem fontos – csináld később, ha túlvagy az első adagon.

Nem fontos, de sürgős – delegáld! Ha nem tudod, akkor tedd át az első blokkba.

Nem sürgős és nem fontos: nyiss ezeknek egy külön listát, hívhatod pl. parkolónak, távlati feladatoknak, garázsnak, ami éppen eszedbe jut erről.

Figyelj arra, hogy legyél őszinte magaddal és tudom, hogy sokan hajlamosak vagyunk mindent a sürgős-fontos rubrikába tenni, de hidd el: sok tárhelyet szabadítasz fel az agyadban azzal, ha nem oda teszel mindent.

RÁFORDÍTANDÓ IDŐ SZERINTI CSOPORTOSÍTÁS

Csoportosíts a feladataid aszerint, hogy mennyi időbe fognak kerülni.

Ha ezt most még nem tudod jól megsaccolni, használd hozzá ezt a gyakorlatot.

Ha már jó vagy ebben, csoportosíthatod a feladatokat így:

1. Rövid feladatok: 5-10-15 percesek: emailek megválaszolása, egy gyors telefon, pénzek beírása a táblázatodba, kiteregetni, virágokat öntözni, stb.
2. Egyórás feladatok: power hour takarítás, amikor 60 percet dedikálsz a takarításnak. Meglesz, amennyi meglesz. Egy hírlevél megírása, két poszt kirakása, egy ajánlat megírása, hosszabb feladatok egyes lépései
3. Deep work, azaz elmélyült munkát igénylő feladatok, jellemzően 2-3-4 órás blokkokban. Pl. kretív, gondolkodós feladatok, egymásra épülő feladatok elvégzése (pl. ennek a posztnak a megírása a következő lépésekből állt: szükségem volt a feladataim átgondolására és ha már magamnak megcsinálom, akkor veletek is megosztom. Bár a fejemben megvolt, hogy én hogyan csinálom, melyek főleg gyakorlatok egyvelege, de azért utánanéztem a kedvenc oldalaimon, hátha találok még olyan tippeket, amiket eddig nem alkalmaztam. (20 perc) Vázlatot írtam a füzetembe. (10 perc) Elkezdtem megírni a blogot. (50 perc) Az időkezelési gyakorlathoz elkészítettem a landoló oldalt (10 perc) a hírlevél-rendszeremben a feliratkozó formot (15 perc), az automatikus levelet, amiben megkapjátok az anyagot (15 perc). Elkészítettem a feladatlapot, feltöltöttem az oldalamra. (20 perc) Belinkeltem a szövegbe, folytattam a szöveget. Elkészítettem a poszt kiemelt képét és beállítottam a keresőmarketinget. Igen, ez egy 30 perces feladatnak indult, de 3 óra lett belőle. Abbahagyhattam volna? Igen. Mással kellett volna foglalkoznom? Igen. Bánom? Nem. Tudom, ha most nem fejezem be, ottmarad vázlatban, mint 8 másik poszt, amivel ez történt.
4. Olyan elmélyült figyelmet igénylő feladatok, melyek megszakíthatók, lépésekre bonthatók.

Ez a fajta csoportosítás segíthet, hogy a napod üteme szerint válassz a feladatok közül. Ha rohanós napod van, de van két tevékenység között fél órád, néhány 10 perces feladatot kipipálhatsz.

Ha nyugisabb napod van? Válassz Deep Work feladatokat.

Ha olyan jellegű a munkád, érdemes ezekre a kreatív, összetett feladatokra külön napokat félretenni, amikor nem vállalsz megbeszéléseket, meetingeket, semmit, csak a munkáddal tudsz foglalkozni.

Téma szerinti csoportosítás

Itt célszerű a privát feladatokat és a munkahelyi feladatokat külön listába írni. Mivel nekem a privát mellett 3 vállalkozásom van és azon belül is több alcsoport, így sok-sok oszlopom van.

Feladat jellege szerinti csoportosítás

Ezt akkor célszerű alkalmaznod, ha neked nehezen megy a feladatok kközötti váltás. Ilyen csoportok lehetnek az admin jellegű feladatok, a szakmai jellegű feladatok, a szöveges, írós feladatok, a tervezős feladatok.  

Fixer mixer

azaz ahogy én csinálom.

Én a téma szerinti csoportosítást veszem alapul, mivel nagyon szerteágazó a feladataim jellege. Egy A4-es papírra írom, és bizony sajnos szükséges, hogy 2-3 naponta újraírjam. (Igen, kifejezetten nyugis és kiszámítható az életem :))

A lap alsó harmadába pedig naponta felírom, hogy aznap mit MUSZÁJ megcsinálnom. Ezt néha színekkel is jelölöm a felső nagy listában.

Néha szükséges a hatékonyságom érdekében, hogy blokkokra osszam a napomat: 8.00: iroda, nap átgondolása, sos emailek, üzenetek megválaszolása. 8.30: kutyaséta. 9.00 Hajmosás, készülés a TV-felvételre. 9.30: konzultáció. 10.30: apró feladatok. 11.00 készülés, öltözés, indulás. 15.00: bevásárlás, sulijárat.

Ezt főleg akkor alkalmazom, ha időre kell mennem valahová és az előtte lévő idővel nem szeretnék elúszni, ugyanis semmi nem stresszel annyira, mint a kapkodás, a késés, ha nem tudok nyugodtan elindulni.

• Színezz! A fenti csoportosítás alapján létrejött feladatokat színekkel is jelölheted.
• Tedd be a naptáradba a feladatokat, pl apró feladatok, deep work napok.
• Az egyes feladatokhoz határidőt is köthetsz magadnak, hogy a “majd”-ból nehogy “soha” legyen. Hiszed tudod: olyan nap, hogy  VALAMIKOR , nincs a naptárban.
• Használd a Pomodoro technikát, ehhez appokat és online platformokat is találsz: 25 perc elmélyült munka, 5 perc pihenés. Az a tapasztalatom az ügyfeleimmel, hogy ezekben a pomodoro blokkokban sokkal fókuszáltabban tudnak dolgozni.
• Kérj segítséget!
  • Egy Fókusz Booster alkalommal szívesen segítek neked rendberakni a feladataidat.
  • Ha segít neked, hogy egy-egy feladatra fókuszálni tudj, dolgozzunk együtt! Egy Body Doubling alkalommal együtt dolgozunk: te is otthon, én is itthon és videón közben kapcsolatban vagyunk, segítelek, támogatlak, hogy benne maradj a feladatban.